"حفاظت اسناد"، دکتر علی اصغر صفری فرد (PhD)

اطلاعات در سازمان‌ها، مؤسساتِ پیشرفته و جوامع علمی، شاهرگ حیاتی محسوب می‌گردد.  هر که اطلاعات بیشتر و مهم‌تری داشته باشد، در صحنه جهانی می‌تواند نقش مهم‌تری ایفا کند. در عصر کنونی انجام هر اقدامی بدون داشتن اطلاعات، مانند گام برداشتن در مسیری ناشناخته و تاریک است. تصمیم‌گیری، مدیریت و در مجموع زندگی‌کردن بدون داشتن اطلاعات بسیار مشکل و پر خطا خواهد بود.  بنابراین، عنایت داشتن به نقش اطلاعات در جامعه امروزی،  توجه کردن به یک امر زیربنایی است.

اسناد و مدارک محصولِ اندیشه‌ها، فعالیت‌ها و تجربیات گران‌بهایی است که در تعالی اهداف سازمان‌ها نقش مهمی دارند.به‌عبارت دیگر اسناد و مدارک یکی از ابزارهای مهم مدیریت در تهیۀ برنامه‌ها و تصمیم‌گیری‌ها محسوب می‌شوند.

برخی از اسناد حاوی اطلاعاتی است که افشای آن‌ها ضربات جبران ناپذیری به منافع ملی، کشور یا ارکان وزارتخانه، شرکت یا سازمان وارد می کند. به این دلیل، نگه‌داری و بهره‌برداری بهینه از اسناد و مدارک، مستلزمِ استقرار یک نظام صحیح و اصولی درامر حفاظت از اسناد و مدارک و اجرای دقیق آن از سوی کارکنان می‌باشد.

با رشد تکنولوژی و افزایش حساسیت سازمان‌ها  کم‌کم بحث دارایی‌های علمی و ناملموس  به فرهنگ سازمان‌ها راه پیدا کرد. حالا دیگر صِرف داشتن دانشمندان یا محققان خبره، عامل موفقیت سازمان‌ها نبوده، استفاده ساختار یافته از دانش آن‌ها در سازمان و حفظ و اشتراک‌گذاری آن با سایر کارکنان  به منظور افزایش آگاهی و در نتیجه افزایش بهره‌وری در سازمان اهمیت دارد.

کلیه اقدامات، تدابیر، روش‌ها و ابزارهایی  است که به منظور حفظ و نگه‌داری اسناد و مدارک در مقابل خطرات تهدیدکننده طبیعی و غیر طبیعی (از قبیل جاسوسی، خراب کاری، سرقت، انتشار، بی‌دقتی و...) و دسترسی‌های افراد غیرمجاز  به آن‌ها صورت می‌گیرد، حفاظت اسناد نامیده می‌گردد.

اسناد طبقه‌بندی شده، اسنادی هستند که محتوی آن‌ها ارزش حفاظتی داشته و برحسب اهمیتی که برای نظام اداری دارند، با درجات مختلف از همه متمایز شده و اطلاع از مفاد آن برای همه مجاز نمی‌باشد و فقط افراد خاصی در سازمان می‌توانند از موضوع آن آگاهی پیدا کنند.

اسناد و مدارک طبقه‌بندی شده هر کشور جزء دارایی‌های با ارزش آن محسوب شده، وحفاظت از آن‌ها برمبنای دلایل عقلی و قانونی اجتناب ناپذیر است زیرا افشای آن‌ها و دسترسی افراد غیرمجاز به‌ویژه دشمنان، رقبا وکسانی که به هردلیلی به دنبال سوءاستفاده از آن اسناد واطلاعات می‌باشند ضربات جبران ناپذیری براساس منافع ملی، منافع سازمان یا منافع یک شرکت وارد می کند.

انواع تهدیدات علیه اسناد طبقه‌بندی شده متعدد هستند از آن‌جمله: انتشار غیرمجاز، آتش‌سوزی، سرقت، پوسیدگی، جعل،تخریب، سوء استفاده، خوردگی توسط حشرات، عدم آگاهی به اصول حفاظتی، جاسوسی و دستبرد عوامل بیگانه داخلی و خارجی، دسترسی به سند در مواقع بروز حوادث، دسترسی به سند از طریق ورود پنهانی، دسترسی به سند به علت بی‌توجهی، بی‌دقتی و سهل‌انگاری،  تکثیر غیرمجاز، تکثیر بی رویه و خارج از کنترل، عدم کنترل و نظارت بر خروج اسناد، عدم کنترل و نظارت بر ورود وخروج افراد، دسترسی افراد غیرمجاز، تداخل اسناد طبقه‌بندی شده با اسناد عادی، عدم استفاده از شکل و جنس مناسب برای اوراق و پوشه ها،  خواندن اسناد طبقه‌بندی شده از طریق تلفن، بی سیم و ارسال از طریق نمابر، تعدّد و پراکندگی مکان بایگانی اسناد طبقه‌بندی شده، عدم وجود سیستم مکانیزه برای پشتیبانی اسناد، عدم برگ‌شماری و امکان جابجایی، کاهش یا افزایش اسناد.

شرایط دسترسی به اطلاعات طبقه‌بندی شده شامل این موارد است: نیاز به دانستن، لزوم آگاهی از اطلاعات و اسناد به منظور اجرای وظایف محوّله به نحوی که انجام وظیفه بدون آگاهی از آن اطلاعات مقدور نباشد، تعیین صلاحیت توسط مقامات مسئول، آشنایی با مقررات حفاظتی اسناد. 

در باره " حفاظت اسناد" بیشتر بدانیم

همراه با دکتر علی اصغر صفری فرد (PhD)

نویسنده، مشاور و مدرّسِ

توسعه مهارت‌های مدیریتی

09122137144